Excel o Google Sheets nel 2026: quale scegliere per il tuo lavoro da freelance?

La domanda mi arriva almeno una volta a settimana: "Excel o Google Sheets nel 2026?". La risposta facile è "dipende". La risposta utile è quella che provo a darti qui, basata su sei anni di consulenza con freelance che hanno scelto l'uno, l'altro o entrambi. Spoiler: non è la stessa scelta per tutti, e capire perché ti farà risparmiare mesi di prove ed errori.

I due strumenti in due righe

Excel 2026 è un'applicazione desktop (con una versione web di supporto) gestita da Microsoft e inclusa in Microsoft 365, che costa € 99/anno nel piano Personal e € 169/anno nel Family fino a 6 utenti: è uno strumento maturo, profondo, con vent'anni di funzioni accumulate. Google Sheets è invece un'applicazione 100% web, gratuita per uso personale e inclusa in Google Workspace (€ 5,75/utente/mese col piano Business Starter): più leggera, nata cloud-native, con la collaborazione real-time come vero superpotere. Già da qui capisci che non stiamo confrontando due prodotti identici, ma due filosofie diverse di cosa debba essere un foglio di calcolo.

Dove vince Excel

Il primo vantaggio di Excel è la pura profondità di funzioni: LAMBDA, dynamic arrays maturi, Power Query, Power Pivot, modello dati relazionale e Power BI integrato. Sheets offre funzioni simili ma meno complete, e se manipoli dataset da decine di migliaia di righe o costruisci modelli articolati, Excel resta avanti di almeno tre anni. A questo si aggiunge la performance: sui file grossi — sopra le 10.000 righe con molte formule — Excel desktop è nettamente più veloce di Sheets, che paga il fatto di girare dentro il browser, e con le esportazioni gestionali pesanti la differenza si sente eccome.

C'è poi il capitolo automazione, dove VBA è uno standard di fatto da trent'anni: Sheets ha Apps Script in JavaScript, potente ma con una community molto più piccola e meno risorse pronte all'uso, quindi per automazioni complesse in ottica Office Excel vince ancora (se ti interessa questo aspetto, leggi la guida pratica alle macro Excel). Infine il lavoro offline: Excel funziona perfettamente senza connessione, mentre Sheets lo fa solo se hai configurato in anticipo l'estensione Drive offline, e comunque con dei limiti.

Dove vince Google Sheets

Il terreno in cui Sheets è imbattibile è la collaborazione real-time: due persone editano lo stesso file nello stesso momento e vedono i rispettivi cursori muoversi. Excel ha introdotto la co-authoring da qualche anno, ma sui file complessi è meno fluida e a volte si inceppa, quindi se collabori spesso a distanza con clienti o colleghi la scelta è quasi obbligata. Sulla stessa linea c'è la condivisione: mandare un link a Sheets è naturale, chi clicca apre nel browser senza dover avere Excel installato, e per i fogli condivisi con il cliente è una manna.

Sheets vince anche sull'integrazione con l'ecosistema Google, perché importi in automatico i dati da Google Forms, da Google Analytics tramite connettori e da Calendar: se vivi già dentro il mondo Google, il foglio di calcolo diventa un'estensione naturale di ciò che usi ogni giorno. E c'è il fattore costo: per uso personale Sheets è gratis, mentre Excel richiede l'abbonamento o l'acquisto perpetuo, e per un freelance agli inizi con budget vicino allo zero non è un dettaglio da poco.

Come scegliere in base al tuo profilo (e perché quasi tutti usano entrambi)

La scelta giusta dipende soprattutto da come lavori. Se sei un freelance che opera prevalentemente da solo, la risposta è Excel: la profondità delle funzioni, la velocità sui file grandi e il VBA pesano più di una collaborazione che useresti raramente, e l'abbonamento Microsoft 365 ti dà anche Word, PowerPoint e 1 TB di OneDrive, il che per € 99/anno è un affare. Se invece lavori molto con team distribuiti e clienti che editano insieme a te, orientati su Sheets, perché mandare un link condiviso e lavorare in tempo reale ti farà risparmiare ore di "ti rimando l'allegato con le modifiche". Se hai dataset complessi e fai analisi serie, allora è Excel con Power Query senza appello, grazie a funzioni di trasformazione dati e modelli relazionali superiori (le trovi tutte nella guida Excel 2026). E se sei un creativo — designer o copywriter — con file leggeri, Sheets va benissimo ed è gratis, perché con ogni probabilità non sfrutteresti mai il 10% delle feature avanzate di Excel.

La verità che emerge dopo anni di consulenza è che la maggior parte dei professionisti non sceglie affatto: usa entrambi. Io stesso tengo Excel per i modelli analitici complessi, le pivot e la fatturazione personale, e Sheets per i fogli condivisi con i clienti, la pianificazione di team e i mini-database leggeri; non è una guerra di religione, ma due strumenti compatibili che fanno cose diverse meglio l'uno o l'altro. Il trucco pratico è ricordare che Sheets apre i file .xlsx mantenendo quasi tutte le formule ed Excel apre i file Sheets esportati, quindi se condividi spesso conviene tenere i file maestri in Excel e generare copie Sheets-friendly da distribuire. Vale la pena aggiungere una nota sui template: quelli per Excel sono più numerosi, più curati e con i calcoli italiani (cassa, ritenuta) molto più frequenti, mentre per Sheets l'offerta italianizzata è povera — se vuoi partire con file già pronti, vedi la raccolta di template Excel per freelance.

Conclusione: la mia raccomandazione

Se devi sceglierne uno solo e fai consulenza, analisi o fatturazione seria, scegli Excel; se collabori molto e i tuoi file sono leggeri, scegli Sheets; se puoi permetterti entrambi — l'abbonamento Microsoft 365 più il Google personale gratuito — tienili tutti e due e usali per quello in cui ciascuno eccelle. In ogni caso, prima di scegliere lo strumento decidi cosa devi farci: la guida Excel 2026 completa ti mostra cosa sa fare Excel oggi, e dopo averla letta la decisione sarà molto più facile.